Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài. Bản sao giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như bản chính trong các giao dịch, thủ tục pháp lý.

Điều kiện cấp bản sao giấy tờ hộ tịch

Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài có yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam;
• Có giấy tờ chứng minh nhân thân, như Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế;
• Có tên trong Sổ hộ tịch của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch

Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao giấy tờ hộ tịch (theo mẫu);
• Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế;
• Văn bản ủy quyền (nếu có).

Trình tự, thủ tục cấp bản sao giấy tờ hộ tịch

Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tại bộ phận lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Sau khi nhận hồ sơ, cán bộ lãnh sự kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện cấp bản sao giấy tờ hộ tịch.

Thời hạn giải quyết hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch là 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí cấp bản sao giấy tờ hộ tịch

Lệ phí cấp bản sao giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.

Ghi chú

• Trường hợp yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch của người đã chết, người yêu cầu phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người đã chết.
• Trường hợp yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch đã được ghi vào sổ hộ tịch của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, người yêu cầu phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan đại diện.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục cấp bản sao giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao giấy tờ hộ tịch (theo mẫu);
• Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế;
• Văn bản ủy quyền (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tại bộ phận lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự sẽ thực hiện cấp bản sao giấy tờ hộ tịch. Thời hạn giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

Lưu ý:

• Khi nộp hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu cần xuất trình bản chính giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam, giấy tờ chứng minh nhân thân và giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người đã chết (nếu có).
• Khi nhận kết quả, người yêu cầu cần xuất trình bản gốc giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam, giấy tờ chứng minh nhân thân và giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người đã chết (nếu có).

Các bước

Trình tự thực hiện ​ ​ ​ ​	​	​​Tên bước	Mô tả bước
	​1.	​ Nộp hồ sơ	​Nộp hồ sơ tại bộ phận lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
	​2.	Tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết	Viên chức lãnh sự kiểm tra, thẩm định hồ sơ; trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viên chức lãnh sự tiếp nhận hồ sơ để giải quyết; trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì viên chức lãnh sự hướng dẫn cho người nộp hồ sơ làm lại.
	3.	Trả kết quả	Nhận kết quả tại bộ phận lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. (Xem danh sách các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tại các trang thông tin điện tử dưới đây để biết thông tin về địa chỉ, lịch làm việc để nộp hồ sơ và nhận kết quả).

Hồ sơ

Thành phần hồ sơ ​ ​ ​	​	​​Thành phần hồ sơ
	​1.	Trong trường hợp gửi yêu cầu cấp bản sao qua hệ thống bưu chính thì phải gửi phong bì ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nhận.
	​2.	Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế của người đề nghị cấp bản sao (xuất trình bản chính để đối chiếu) hoặc bản sao có chứng thực (trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng thực).
	​3.	Văn bản ủy quyền có chứng thực hợp lệ trong trường hợp người có yêu cầu cấp bản sao ủy quyền cho người khác làm thủ tục. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột của người được ủy quyền thì không phải có văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh về mối quan hệ nêu trên.
	4.​	​Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế của người được ủy quyền làm thủ tục cấp bản sao (xuất trình bản chính để đối chiếu) hoặc bản sao có chứng thực (trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng thực).
​Số bộ hồ sơ	Một (01) bộ.
Mẫu đơn, mẫu tờ khai ​ ​ ​ ​ ​